3.8 Belangrijkste kenmerken van interne controle- en risicobeheersystemen van UCB

3.8.1 Interne controle

Als bestuursorgaan van UCB leidt de Raad UCB als een ondernemer, en is hij verantwoordelijk voor het goedkeuren van de strategie en doelstellingen van de vennootschap. Dit omvat het toezicht op de ontwikkeling, implementatie en handhaving van een voorzichtig en effectief systeem van interne controles, zoals hieronder verder beschreven, maar ook risicobeheerprocessen zoals verder beschreven in 3.8.2 hieronder.

Het Auditcomité staat de Raad bij in zijn opdracht van toezicht op de interne controle- en risicobeheerprocessen opgesteld door het management van UCB en de UCB Groep in zijn geheel, op de doeltreffendheid van de algemene interne controleprocessen van UCB, het globale proces van financiële verslaggeving, de commissaris (met inbegrip van zijn benoemingsprocedure), en de Globale Interne Audit afdeling en de doeltreffendheid daarvan.

Het management van UCB staat in voor de ontwikkeling en handhaving van passende interne controles om redelijke zekerheid te bieden over de verwezenlijking van de doelstellingen inzake de betrouwbaarheid van de financiële informatie, de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving en de uitvoering van interne controleprocessen binnen UCB (controleomgeving, risico/controle systeem en toezicht), en dit op de meest doeltreffende manier. Op het interne controle proces wordt wereldwijd toegezien door de Interne Audit afdeling op geautomatiseerde wijze voor toegang tot systemen en splitsing van taken, het uitvoeren van testen op zelfcontrole beoordelingen, en het toezien op permanente controles. Er werden informatiesystemen ontwikkeld om de langetermijn doelstellingen van UCB te ondersteunen, die beheerd worden door een professioneel Information Managementteam.

Als een belangrijk onderdeel van het interne controlesysteem van het management, herbekijkt UCB jaarlijks zijn business plan en het bereidt een gedetailleerd jaarlijks budget voor elk boekjaar voor, dat wordt beoordeeld en goedgekeurd door de Raad. Een management rapporteringsysteem werd opgezet, dat de bedrijfsleiding zicht geeft op financiële en operationele prestatie-indicatoren. Maandelijks worden door de bedrijfsleiding financiële verslagen voorbereid om elk belangrijk onderdeel van de activiteiten af te dekken. Afwijkingen ten opzichte van het plan of van vroegere verwachtingen worden geanalyseerd, verklaard en er wordt tijdig op gereageerd. Naast de regelmatige beraadslagingen van de Raad, komt ook het Uitvoerend Comité minstens maandelijks samen om de prestaties te bespreken, waarbij, indien nodig, over specifieke projecten wordt overlegd.

De Globale Interne Audit functie verleent op een onafhankelijke en objectieve manier diensten die tot doel hebben de interne controleomgeving en activiteiten van UCB te evalueren, hun toegevoegde waarde te vergroten en te verbeteren, door middel van een systematische en gedisciplineerde benadering van de evaluatie en aanbevelingen tot verbetering van de processen van UCB inzake bestuur, compliance, interne controle en risicobeheer.

De Global Internal Audit Groep stelde een Audit Plan op bestaande uit financiële, compliance en operationele audits en beoordelingen. Dit Plan werd beoordeeld en goedgekeurd door het Auditcomité en omvat de relevante bedrijfsactiviteiten van UCB. Het programma omvat onafhankelijke beoordelingen van de interne controle- en risicobeheerssystemen. De bevindingen en de status van de gerelateerde corrigerende maatregelen worden regelmatig schriftelijk aan het Uitvoerend Comité gemeld, en er wordt minstens twee keer per jaar schriftelijk aan het Auditcomité gerapporteerd over de status van de voltooiing van het auditplan alsook over een samenvatting van de bevindingen en corrigerende maatregelen.

UCB nam formele procedures aan voor de interne controle aangaande financiële rapportering, waaraan wordt gerefereerd als de “Transparentie Richtlijn Procedure”. Deze procedure is erop gericht het risico van selectieve openbaarmaking te beperken; draagt ertoe bij dat de bekendmaking door UCB van alle belangrijke informatie aan haar beleggers, schuldeisers en toezichthouders precies, volledig en tijdig gebeurd en de toestand van UCB correct weergeeft; en draagt ertoe bij adequate openbaarmaking te garanderen van belangrijke financiële en niet-financiële informatie en belangrijke gebeurtenissen, transacties en risico’s.

Het proces bestaat uit een aantal onderdelen. Bepaalde personen op sleutelposities in het interne controleproces, waaronder alle leden van het Uitvoerend comité, dienen schriftelijk te verklaren dat ze de vereisten van UCB inzake financiële rapportering begrijpen en hebben nageleefd, inclusief het verschaffen van redelijke zekerheid betreffende de efficiëntie en doeltreffendheid van de activiteiten, de betrouwbaarheid van financiële informatie en naleving van de wet- en regelgeving. Om te verzekeren dat zij de uitgebreide waaier aan potentiële problemen kunnen inschatten, wordt hen een gedetailleerde checklist bezorgd om in te vullen, die hen kan helpen bij hun verklaring. Verder wordt een gedetailleerde, wereldwijde beoordeling uitgevoerd van verkopen, kredieten, vorderingen, handelsvoorraden, overlopende rekeningen, voorzieningen, reserves en betalingen. De financiële directeurs/vertegenwoordigers van alle afzonderlijke juridische entiteiten dienen daarnaast schriftelijk te bevestigen dat hun financiële rapportering in deze domeinen op betrouwbare gegevens is gesteund en dat hun resultaten correct zijn weergegeven overeenkomstig de geldende vereisten.

Deze procedures worden gecoördineerd door de Globale Interne Audit afdeling vóór de vrijgave van de halfjaar- en jaarresultaten. De resultaten van deze procedures worden beoordeeld samen met het Chief Accounting Office alsook met de financiële en juridische diensten en de commissaris. Gepaste opvolging wordt gegeven aan elk potentieel probleem en eventuele wijzigingen aan de gerapporteerde financiële informatie of openbaarmakingen worden geëvalueerd. De resultaten van deze procedures worden beoordeeld samen met de CEO en CFO, en nadien met het Auditcomité, voorafgaand aan de bekendmaking van de rekeningen.

3.8.2 Risicobeheer

De volledige UCB Groep en al zijn dochtervennootschappen wereldwijd zijn toegewijd om een effectief risicobeheersysteem te voorzien, om de dreigingen te minimaliseren die een impact kunnen hebben op onze mogelijkheid om onze strategische plannen en doelstellingen te verwezenlijken.

Daarom heeft de UCB Groep de volgende risicobeheer praktijken aangenomen:

Een globaal risicobeheerbeleid, van toepassing op de hele UCB Groep en zijn wereldwijde dochtervennootschappen, beschrijft het engagement van UCB om doorheen de UCB Groep een doeltreffend risicobeheersysteem te voorzien en beschrijft het kader en het design voor het beheren van de belangrijkste risico’s bij UCB.

De Raad keurt de strategie en de doelstellingen van de UCB Groep goed en ziet toe op de ontwikkeling, de implementatie en de controle op het risicobeheersysteem van de UCB Groep. De Raad wordt in zijn opdracht van risicobeoordeling en risicobeheer bijgestaan door het Auditcomité. Het Auditcomité onderzoekt op regelmatige basis de gebieden waar risico’s een grote impact zouden kunnen hebben op de financiële situatie en reputatie van de UCB Groep. Het Auditcomité controleert het algemene risicobeheersysteem van UCB.

Het Uitvoerend Comité is verantwoordelijk voor de implementatie van de risicobeheerstrategie en -doelstellingen, en voor het verdedigen van de prioritisering, controle en toezicht op de risico’s die kritiek zijn voor UCB’s succes. De Globale Interne Audit functie is belast met de onafhankelijke en regelmatige controle en validatie van het risicobeheersysteem binnen UCB. Daarnaast heeft de Globale Interne Audit functie als opdracht om, in overleg met de business, te beslissen over maatregelen om vastgestelde risico’s aan te pakken en te controleren.

De “Head of Entreprise Risk Management” bezorgt regelmatige status updates rechtstreeks aan het Uitvoerend Comité, en op regelmatige basis eveneens aan het Auditcomité en de Raad. Het “Risk2Value Comité”, samengesteld uit leden van het senior management van alle bedrijfsfuncties, levert strategisch leiderschap ter ondersteuning van het proces van de evaluatie van risico’s op bedrijfsniveau en het proces voor vaststellen van prioriteiten, en wordt ondersteund door een bedrijfsrisicobeheersysteem dat de reële of potentiële risico’s of blootstelling daaraan op doeltreffende wijze beoordeelt, rapporteert en beheert. Om aan informatie over risico’s te komen, wordt gekeken naar de beoordeling vanuit de bedrijfsfuncties (van onder naar boven), input vanuit uitvoerende leiders (van boven naar onder), en de externe context voor de organisatie (van buiten naar binnen). De belangrijkste risico’s binnen de organisatie worden elk opgevolgd door een lid van het Uitvoerend Comité, om te zorgen voor de nodige toerekenbaarheid en prioriteit.