3.8 Caractéristiques principales des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques d’UCB

3.8.1 Contrôle interne

En tant qu’organe de gestion d’UCB, le Conseil assure son leadership entrepreneurial et est chargé d’approuver la stratégie et les objectifs de la société. Il supervise l’établissement, la réalisation et l’examen d’un système prudent et efficace de contrôles internes, comme décrit dans le présent texte, ainsi que les processus de gestion des risques, décrits au point 3.8.2.

Le Comité d’Audit assiste le Conseil dans la surveillance des processus de contrôle interne et de gestion des risques établis par la direction d’UCB et de l’ensemble du Groupe UCB ; le contrôle de l’efficacité de l’ensemble des processus de contrôle interne d’UCB ; la surveillance du processus de reporting financier ; l’audit externe (y compris sa procédure de désignation) ; ainsi que le contrôle de la fonction « Global Internal Audit » et de son efficacité.

La direction d’UCB est chargée de mettre en place et de maintenir les contrôles internes appropriés pour s’assurer de manière efficace que les objectifs sont atteints en matière de fiabilité des informations financières, de conformité aux lois et aux règlements ainsi qu’en matière d’établissement de procédures de contrôle interne (système et surveillance de contrôle interne et de contrôle des risques) au sein de la société. Les procédures de contrôle interne sont mondialement surveillées, et ce de manière automatisée, par la fonction « Internal Control » pour les questions d’accès au système et de répartition des tâches, de procédure de test d’auto-évaluation des mesures de contrôle et de surveillance continue de ces mesures de contrôle. Les systèmes d’informations sont développés pour fournir le support requis aux objectifs à long terme de la société et sont gérés par une équipe professionnelle de gestion d’information.

En tant qu’élément important du système de gestion de contrôles internes, UCB met annuellement à jour ses plans d’opérations et prépare pour chaque année financière un budget annuel détaillé qui est discuté et approuvé par le Conseil. Un système de reporting de gestion fournit au management des indicateurs de performance financiers et opérationnels. Les comptes de gestion qui couvrent les opérations principales de la société sont préparés mensuellement. Les divergences par rapport au plan et par rapport aux prévisions antérieures sont analysées, expliquées et traitées dans les meilleurs délais. Outre les discussions périodiques du Conseil, des réunions au moins mensuelles sont tenues par le Comité Exécutif pour discuter des résultats ainsi que de projets spécifiques lorsque cela s’avère nécessaire.

Le « Global Internal Audit » exerce des fonctions indépendantes et objectives au niveau du contrôle interne et des opérations d’UCB afin d’évaluer, d’améliorer et d’augmenter leur valeur, grâce à une approche systématique et rigoureuse pour recommander des améliorations au niveau de la gouvernance, de la conformité et des procédures de gestion des risques et de contrôle interne d’UCB.

La fonction « Global Internal Audit » exécute un plan d’audit examiné et approuvé par le Comité d’Audit et couvrant les activités principales d’UCB. Ce plan comprend des audits et examens en matière financière, opérationnelle et de conformité. Le programme inclut des examens indépendants des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques. Les conclusions et l’état d’avancement des actions correctrices entreprises pour remédier aux risques identifiés sont soumis par écrit, de manière périodique, au Comité Exécutif. L’exécution du Plan d’Audit, ainsi qu’un résumé des actions correctrices entreprises sont soumis deux fois par an, par écrit, au Comité d’Audit.

UCB a adopté une procédure formelle de contrôle interne de l’établissement de l’information financière, appelée Procédure de la Directive Transparence. Cette procédure a pour but de contribuer à minimiser le risque de divulgation sélective et d’assurer que toute publication d’information significative faite par UCB à ses investisseurs, créanciers et autorités est exacte, complète, publiée à temps et donne une image fidèle d’UCB. Elle est destinée à mieux assurer la publication appropriée de toute information significative, financière et non financière, d’événements, de transactions ou de risques importants.

La procédure comprend plusieurs étapes. Des collaborateurs clés sont identifiés pour participer à la procédure de contrôle interne dont notamment tous les membres du Comité Exécutif. Ceux-ci sont tenus de certifier par écrit qu’ils ont compris et se sont conformés aux obligations d’UCB relatives à la publication d’informations financières, donnent l’assurance raisonnable que les opérations sont efficaces et efficientes, et que les informations financières sont fiables et conformes aux lois et règlements. Pour les aider dans leur certification et afin de couvrir la large gamme des risques potentiels, il leur est demandé de compléter un questionnaire détaillé. En outre, un examen détaillé des ventes, crédits, créances, stocks et inventaires commerciaux, comptes de régularisation, provisions, réserves et paiements est effectué au niveau mondial et les directeurs financiers / représentants de chaque entité opérationnelle certifient par écrit qu’en ces matières, leur rapport financier est basé sur des données fiables et que leurs résultats sont arrêtés de manière appropriée, conformément aux exigences.

Ces procédures sont coordonnées par la fonction « Global Internal Audit », préalablement à la publication des comptes semestriels et annuels. Les résultats des procédures sont examinés par le Chief Accounting Office, par les départements financier et juridique et par l’auditeur externe. Un suivi approprié est donné à chaque problème potentiel identifié et une évaluation d’ajustements éventuels à l’information financière projetée ou autre publication est réalisée. Le résultat de ces procédures est examiné avec le CEO et le CFO, et ensuite avec le Comité d’Audit, préalablement à la publication des comptes.

3.8.2 Gestion des risques

Le Groupe UCB et ses filiales dans le monde s’engagent à fournir un système de gestion des risques efficace visant à minimiser les menaces qui pourraient impacter sa capacité à exécuter ses plans stratégiques et ses objectifs d’entreprise.

Pour ce faire, le Groupe UCB intègre les pratiques de gestion des risques comme suit :

La politique globale de gestion des risques d’UCB et de ses filiales dans le monde définit son engagement à assurer un système de gestion des risques efficace à travers le Groupe UCB et fixe le cadre et la structure pour gérer les principaux risques d’UCB.

Le Conseil est chargé d’approuver la stratégie, les buts et les objectifs d’UCB et de superviser l’instauration, la mise en place et l’évaluation du système de gestion des risques du Groupe. Le Comité d’Audit assiste le Conseil dans son rôle d’évaluation et de gestion des risques. Il examine régulièrement les domaines dans lesquels les risques sont de nature à affecter considérablement la réputation et la situation financière du Groupe UCB. Le Comité d’Audit surveille l’ensemble du processus de gestion des risques de d'UCB.

Le Comité Exécutif est chargé de mettre en place la stratégie et les objectifs de gestion des risques, ainsi que de soutenir la priorisation, le contrôle et l’examen des risques déterminants pour la réussite d’UCB. La fonction de « Global Internal Audit » est chargée d’évaluer et de valider de manière régulière et indépendante le processus de gestion des risques d’UCB, et d’approuver en concertation avec les différentes équipes opérationnelles les actions à adopter.

Le Président du Comité de gestion des risques informe régulièrement le Comité Exécutif et le Comité d’Audit, ainsi que le Conseil, des progrès réalisés. Le Comité « Risk2Value », constitué de représentants des cadres de toutes les fonctions d’UCB, assure un leadership stratégique qui valide l’évaluation des risques et le processus d’établissement des priorités. Il s’appuie sur un système global de gestion des risques visant à évaluer, à rapporter, à atténuer et à gérer efficacement les risques ou expositions réels ou potentiels. Les sources d'informations sur les risques comprennent les évaluations des secteurs d’activités (bottom-up), les contributions du management (top-down) et le contexte environnant de l’entreprise (outside-in). Chaque risque majeur de l’organisation est assigné à un membre du Comité Exécutif afin de garantir responsabilité et priorité.